نیت از این استاندارد برای مدیریت دانش، حمایت از سازمان‌ها برای توسعه سامانه مدیریتی که به‌طور مؤثر ایجاد ارزش از دانش را قادر می‌سازد، می‌باشد.
مقدمه
نیت از استاندارد
نیت از این استاندارد برای مدیریت دانش، حمایت از سازمان‌ها برای توسعه سامانه مدیریتی که به‌طور مؤثر ایجاد ارزش از دانش را قادر می‌سازد، هست.
مدیریت دانش (KM)، نظمی است که بر راهکارهایی که سازمان‌ها دانش را ایجاد و استفاده می‌کنند، متمرکزشده است. مدیریت دانش تعریف منحصربه‌فرد پذیرفته‌شده و استانداردهای جهانی پیش‌ازاین مجموعه نداشته است. پیش روی مدیریت دانش موفق تعداد قابل‌توجهی از موانع که همچنان نیازمند رفع می‌باشند، از قبیل اختلاط‌های متعدد بانظم‌های دیگر شامل مدیریت اطلاعات، برداشت‌های نادرست همه‌گیر در خصوص نحوه اجرای مدیریت دانش از قبیل تصور اینکه خرید فناوری به‌تنهایی برای ایجاد ارزش‌افزوده مدیریت دانش کافی هست، وجود دارند.
هر سازمانی راه‌حل مدیریت دانش خودش را که بازتابی از نیازها و موقعیت ویژه‌اش هست را طراحی خواهد کرد.
محتوای این استاندارد در پی استقرار مفاهیم اصول مدیریت دانش هست
الف) به‌عنوان راهنمای سازمان‌هایی که هدفشان صلاحیت بخشی بهینه‌سازی ارزش دانش سازمانی هست
ب) مبنایی برای ارزیابی و تشخیص سازمان‌های صلاحیت‌دار توسط هسته‌های ممیزی
مدیریت دانش به دلایل زیر حائز اهمیت است:
- هدف کار تولید نتایج باارزش هست. نتایج باارزش از دانش کاربردی نشأت می‌گیرند. دانش سازمانی در حال تبدیل‌شدن به یک تمیز دهنده کلیدی برای اثربخشی، همکاری فزاینده و رقابت هست.
- کار دانشی در بسیاری از جوامع به‌طور فزاینده‌ای نقش معنی‌داری در حال کسب کردن است. بسیاری از اقتصادها در آرزوی تبدیل‌شدن به اقتصاددانشی هستند، اقتصادی که در آن منبع اصلی ثروت نه کارگر دستی بلکه کارگر ذهنی هست. در این مفهوم، دانش به دارایی هسته‌ای سازمان تبدیل می‌شود.
- دانش سازمان‌ها را قادر به گرفتن تصمیمات مؤثر و اقدامات مؤثر می‌کند و حتی ممکن است به یک کالای قابل‌عرضه به بازار به نوع خود باشد.
- افزایش دسترسی به دانش، توسعه افراد در سازمان را از طریق تسهیل دسترسی به دانش سایر افراد پشتیبانی می‌کند.
- سازمان‌ها بیشتر از این به انتشار طبیعی دانش برای حفظ خود در مقابل تغییرات سریع نمی‌توانند اتکا کنند. در مقابل دانش باید آگاهانه ایجاد، به‌کاربرده شده و سریع‌تر از نرخ تغییرات مجدد استفاده شود. چابک بودن و سرعت یادگیری در حال تبدیل‌شدن به منبع ارزش در حال افزایش و مزیت رقابتی هست.
- سازمان‌های پراکنده که فعالیت مشابهی انجام داده و خدمات یکسانی را در مکان‌های مختلف ارائه می‌کنند می‌توانند مزیت‌های شگرفی از طریق به اشتراک‌گذاری اقدامات و درس‌های آموخته در چارچوب‌های سازمانی به دست آورند.
- فرسودگی نیروی انسانی در جامعه متحرک امروزی مفاهیمی برای مدیریت دانش دارد. در بسیاری از سازمان‌ها، دانش حیاتی در مغز متخصصان نگهداری می‌شود که با ریسک از دست رفتن با ترک آن‌ها روبرو هست. درحالی‌که سازمان‌های دیگر نیروهای جدیدی که گاهی بسیار باهوش هستند دارند ولی فاقد دانشی هستند که نیروهای باتجربه در طول زمان ساخته‌اند، می‌باشند.
بسیاری از سازمان‌ها متوجه شده اندکه دانش سازمان، دارایی است که نیازمند مدیریت مشابه دیگر دارایی‌ها هست (با حفظ ویژگی ناملموس بودن دانش در مغز)؛ دانش نیازمند هست توسعه یابد، نگهداری شود، به اشتراک گذاشته شود، تعدیل گردیده و به‌کاربرده شود به‌نحوی‌که نیروها در همه مکان‌ها و در تمام سنین بتوانند تصمیمات مؤثر و اقدامات هماهنگ بر پایه تجربه گذشته و درک‌های جدید به سمت آینده بگیرند. مدیریت دانش رهیافتی جامع برای بهبود یادگیری و اثربخشی از طریق بهینه‌سازی استفاده از دانش به‌منظور خلق و ایجاد ارزش برای سازمان است. مدیریت دانش همچنین نیازمند تلفیق در سایر عملیات سازمان هست، اطمینان ایجاد شود که فرد خودش به‌عنوان خلاق و مصرف‌کننده دانش در مدیریت دانش مشارکت می‌کند.
اصول هدایتی
الف) ماهیت دانش: دانش ناملموس و پیچیده هست. دانش در ابتدا از تجربه بشری و ادراک نشأت می‌گیرد.
ب) ارزش: دانش منبع کلیدی ارزش برای سازمان به‌منظور دستیابی به اهدافش هست. ارزش قابل‌محاسبه دانش در تأثیرش بر نیت سازمان، اهداف، سیاست‌ها، فرآیندها و عملکرد هست. مدیریت دانش ابزار بازگشایی ارزش بالقوه دانش است.
ج) تمرکز: مدیریت دانش در خدمت اهداف، استراتژی‌ها و نیازهای سازمانی هست.
د) تطابق: تنها یک‌راه مدیریت دانش که مناسب همه سازمان‌ها در همه عرصه‌ها باشد وجود ندارد. سازمان‌ها ممکن است رهیافت خودشان را به حیطه دانش و مدیریت دانش توسعه دهند و چطور این تلاش‌ها را بر اساس نیازها و عرصه اجرایی کنند.
ه) اشتراک شناخت: افراد دانش خود را با شناختی که از ورودی‌هایی که دریافت می‌کنند، خلق می‌کنند. برای اشتراک شناخت، مدیریت دانش باید دربرگیرنده تعاملات بشری، محتوی مورداستفاده، فرآیندها و فناوری‌ها تا حد ممکن باشد.
و) محیط: دانش به‌طور مستقیم مدیریت نمی‌شود؛ مدیریت دانش بر مدیریت محیط کار تمرکز می‌کند تا چرخه حیات دانش را تغذیه نماید.
ز) فرهنگ: فرهنگ برای اثربخشی مدیریت دانش حیاتی هست.
ح) تکرار: پیاده‌سازی مدیریت دانش باید مرحله‌ای باشد، دربرگیرنده یادگیری و چرخه‌های بازخوردی.
مرزهای مدیریت دانش
مرزهای مدیریت دانش در سازمان‌های مختلف با توجه به نیازهای ویژه کسب‌وکار فرق دارد و به‌عنوان میانجی فعالیت‌های موجود سازمان‌ها هست.
نیت از این استاندارد تعریف الزامات که سامانه‌های مدیریت دانش در سازمان‌های باید با آن‌ها هم‌راستا باشد، تعهد استقرار موفقیت‌آمیز مدیریت دانش هست. این استاندارد، باوجوداین، در خصوص الزامات انعطاف‌پذیری دارد که اجازه می‌دهد هر سازمان هم‌راستا با ویژگی‌ها و نیازهایش آن را قبول نماید.
مدیریت دانش
۱- حیطه
این استاندارد مجموعه‌ای از الزامات و راهنمایی‌ها را برای استقرار، اجرا، نگهداری، بازنگری و بهبود یک سامانه مدیریتی مؤثر به‌منظور مدیریت دانش در سازمان‌ها را طراحی کرده و بدون توجه به نوع، اندازه یا کالاها و خدمات در هر سازمانی کاربرد دارد.
۲- استاندارد منبع
استاندارد بین‌المللی مدیریت کیفیت منبع این استاندارد هست.
۳-واژه‌ها و تعاریف
اصطلاحات و تعاریف زیر در این استاندارد مورداستفاده قرارگرفته‌اند.
۳-۱- سازمان
فرد یا گروهی که اقداماتی را در چارچوب مسئولیت‌ها، اختیارات و ارتباطات به‌منظور دستیابی به اهداف خود انجام می‌دهند.
۳-۲- ذینفعان
فرد یا سازمانی که درنتیجه تصمیم یا فعالیت می‌تواند مؤثر یا متأثر گردد یا احساس تأثیرپذیری نماید.
۳-۳- الزامات
نیاز یا انتظار که عموماً به‌صورت ضمنی یا الزام بیان می‌گردد.
۳-۴- سامانه مدیریتی
مجموعه‌ای از عناصر به هم وابسته یا درگیر سازمان به‌منظور استقرار سیاست‌ها، اهداف و فرآیندها در راستای تحقق اهداف
۳-۵- مدیریت عالی
فرد یا گروهی از افراد که سازمان را در بالاترین سطح، هدایت و کنترل می‌کنند.
۳-۶- اثربخشی
میزان تحقق فعالیت‌ها و نتایج برنامه‌ریزی‌شده هست.
۳-۷- سیاست
منظور و رویکرد سازمانی که به‌صورت رسمی توسط مدیریت عالی بیان‌شده است.
۳-۸- هدف
نتیجه‌ای که به دست می‌آید.
۳-۹- ریسک
تأثیر عدم حتمیت
۳-۱۰- صلاحیت
توانایی کاربرد دانش و مهارت‌ها به‌منظور دستیابی به نتایج
۳-۱۱- اطلاعات مستند
ابزار کنترل و نگهداری اطلاعات در سازمان هستند.
۳-۱۲- فرآیند
مجموعه‌ای از فعالیت‌های به هم وابسته یا درگیر که نهاده‌ها را به نتایج تبدیل می‌کنند.
۳-۱۳- عملکرد
نتایج قابل‌اندازه‌گیری
۳-۱۴- نظارت
تعیین وضعیت سامانه، فرآیند یا فعالیت
۳-۱۵- برون‌سپاری
ایجاد شرایطی که در آن سازمانی خارجی بخشی از وظیفه یا فرآیند سازمان را بر عهده می‌گیرد.
۳-۱۶- سنجش
فرآیند تعیین ارزش
۳-۱۷- بهبود مستمر
فعالیتی چرخه‌ای برای ارتقاء عملکرد
۳-۱۸- تطابق
تحقق الزام
۳-۱۹- عدم تطابق
عدم تحقق الزام
۳-۲۰- اقدام اصلاحی
اقدامی برای حذف علت عدم تطابق و در جهت اجتناب از رخداد مجدد
۳-۲۱- همکاری
رهیافتی حسابگرانه برای کار با همدیگر در موارد مشترک موردتوافق در چارچوب‌های تعیین‌شده
۳-۲۲- اطلاعات
داده معنی‌دار
۳-۲۳- دانش
دارایی انسانی یا سازمانی که تصمیمات خوب و اقدام مؤثر در عرصه را مقدور می‌سازد.
۳-۲۴- مدیریت دانش
مدیریت مربوط به دانش هست.
۳-۲۵- فرهنگ مدیریت دانش
عناصری از فرهنگ‌سازمانی، حامی ارزش‌ها، رفتارها و فعالیت‌های مرتبط با سامانه مدیریت دانش
۳-۲۶- سامانه مدیریت دانش
بخشی از سامانه مدیریتی متوجه به دانش
۳-۲۷- کارگر دانش
فردی که دانش در موفقیت شغلی‌اش معنی‌دار بوده و از دانش به‌منظور اقدامات مؤثر یا تصمیم‌گیری مؤثر استفاده می‌کند.
۳-۲۸- سازمان یادگیرنده
سازمانی که به‌طور مداوم توانایی و عملکرد افراد و فرآیندهایش را از طریق فعالیت‌های یادگیری بهبود می‌دهد.
۳-۲۹- فرهنگ‌سازمانی
ارزش‌ها، عقاید و شیوه‌هایی که برخورد و رفتار افراد و سازمان‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
۳-۳۰- مهارت
قابلیت یاد گرفته برای اجرای فعالیت با استاندارد مشخص.
۴- زمینه سازمان
۴-۱- درک سازمان و زمینه آن
سازمان باید نتایج موردنظر از سامانه مدیریت دانش، حمایت و شکل‌دهی استراتژی سازمان و اهداف را تعریف کند.
سازمان باید شکاف‌های داخلی و خارجی، مسائل، ریسک‌ها و فرصت‌هایی که با اهدافش مرتبط بوده و بر توانایی آن بر دستیابی به نتایج موردنظر از سامانه مدیریت دانش مؤثر می‌باشند را تعیین نماید.
نتایج موردنظر، محسوس و نامحسوس، انواع مختلفی ممکن است داشته باشد، از قبیل:
الف. نتایج تجاری
ب. نتایج سازمانی
ج. نتایج مربوط به مشتری
د. نتایج اجتماعی و زیست‌محیطی
مدیریت دانش، ابزاری برای دستیابی به این نتایج بوده و خودش هدف نمی‌باشد.
۴-۲- درک نیازها و انتظارات گروه‌های ذینفع
سازمان باید موارد زیر را تعیین نماید:
- گروه‌های ذینفع مرتبط با سامانه مدیریت دانش؛
- الزامات آشکار گروه‌های ذینفع. الزامات به‌منظور اولویت‌بندی تحلیل می‌شوند تا سازمان از مدیریت دانش در عرصه‌های مربوط اطمینان یابد.
۴-۳- تعیین محدوده سامانه مدیریت دانش
سازمان باید حدود و کاربردپذیری سامانه مدیریت دانش را به‌منظور تعیین محدوده فعالیت، تعیین نماید. با تعیین محدوده، سازمان باید موارد زیر را رعایت نماید:
- زمینه خارجی و داخلی مورداشاره در ۴-۱؛
- الزامات مورداشاره در ۴-۲.
حیطه باید به شکل اطلاعات مستند قابل‌دسترس باشد.
سازمان باید فهرستی از عرصه‌های دانشی که بیشترین ارزش برای سازمان و گروه‌های ذینفع را داشته باشد تا هنگام کاربرد سامانه مدیریت دانش بتواند اولویت‌بندی کند.
۴-۴- سامانه مدیریت دانش
سازمان باید سامانه مدیریت دانش را مستقر، اجرا، نگهداری نموده و به‌طور پیوسته استراتژی، فرآیندهای موردنیاز و سایر اقدامات را در راستای الزامات این استاندارد بین‌المللی بهبود دهد.
بخش‌های ۴-۵ الی ۴-۸ شامل الزاماتی می‌باشند که هر یک‌بعدی از مدیریت دانش را که وابسته به یکدیگر هستند را بیان می‌کنند. تائید و ترکیب کردن این ابعاد به سامانه مدیریت دانش و استقرار آن‌ها از طریق یک فرایند تغییر مدیریت‌شده اجرای سامانه مدیریت دانش مؤثر و جامع را در سازمان تسهیل خواهد کرد.
۴-۵- چرخه حیات دانش
سیستم مدیریت دانش سازمانی باید از طریق چرخه حیات خود به‌طور مؤثر مدیریت دانش را نشان دهد.
چهار مرحله زیر ذات چرخه حیات دانش درون سازمان را شامل می‌شود و همگی باید در رابطه با اهداف تجاری بوده و حداقل فعالیت‌های زیر را شامل شوند:
الف. کسب دانش جدید: به معنای تأمین سازمان بادانشی که پیش‌تر برای آن ناشناخته بود، است.
ب. کاربرد دانش موجود: به معنای تزریق دانش موجود در سازمان در جهت اقدامات و تصمیم‌گیری‌های بهتر است.
ج. حفظ دانش موجود: به معنای محافظت سازمان از دست دادن دانش هست.
د. مدیریت دانش نامعتبر: به معنای محافظت سازمان از اشتباه یا اقدام ناکارا درنتیجه استفاده نامناسب از دانش درزمینهٔ سازمانی است.
۴-۶- تبدیلات دانش
سامانه مدیریت دانش سازمان باید دربرگیرنده ابزار، فعالیت‌ها و رفتارهایی در جهت حمایت و توانمندسازی انواع متفاوت تبدیلات دانش مناسب برای اهداف تجاری باشد:
الف. تعاملات انسانی: تبادل دانش از طریق گفتگو و تعامل میان گروه‌های ذینفع
ب. بیرونی سازی: در دسترس قرار دادن دانش از طریق ضبط، مستندسازی یا کدگذاری.
ج. استخراج و ترکیب: سنتز، رسمی کردن، ساختاربندی یا طبقه‌بندی دانش کدگذاری شده.
د. دسترسی و درونی سازی: ایجاد دانش قابل‌دسترس و آسان برای درک و یادگیری.
۴-۷- توانمند سازهای مدیریت دانش
سامانه مدیریت دانش سازمان باید اجزایی از همه چهار توامندساز زیر را برای ارتقای سامانه مدیریت دانش مؤثر داشته باشد:
الف. مسئولیت‌ها: نقش‌ها و وظایف شامل کاربران سامانه و افراد باقابلیت حسابرسی تعریف‌شده.
ب. فرآیندها: تعریف فعالیت‌های تجاری و دانشی، روش‌ها، دستورالعمل‌ها، شیوه‌ها و معیارها.
ج. فناوری و زیرساخت: کانال‌های دیجیتال، فضاهای کاری مجازی و فیزیکی و دیگر ابزارها.
د. حاکمیت: هم‌راستا بودن استراتژی، انتظارات و ابزار اطمینان‌ساز کارکرد سامانه مدیریت دانش.
۴-۸- فرهنگ مدیریت دانش
داشتن یک فرهنگ مدیریت دانش در کالبد سازمان برای اجرای پایدار مدیریت دانش حیاتی هست. فرهنگی که در آن دانش به‌عنوان دارایی پذیرفته‌شده باشد، استقرار و کاربرد سامانه مدیریت دانش را حمایت می‌کند. سازمان بایست نشان دهد که فرهنگ‌سازمانی به‌عنوان ابزاری برای حمایت سامانه مدیریت دانش طراحی‌شده است.
۵- رهبری
۵-۱- رهبری و تعهد
مدیریت ارشد بایست رهبری و تعهد توأم با احترام را از طریق زیر نسبت به سامانه مدیریت دانش نمایش دهد:
- تقویت ارزش‌های سازمان که با اعتمادسازی مدیریت دانش را بهبود می‌بخشد؛
- اطمینان از اینکه سیاست دانشی و اهداف دانشی استقراریافته با سمت‌وسوی استراتژیک سازمان هم‌راستا هستند؛
- اطمینان از ادغام الزامات سامانه مدیریت دانش درون کسب‌وکار و فرآیندهای پروژه‌ای سازمان؛
- اطمینان از در دسترس بودن منابع موردنیاز برای سامانه مدیریت دانش؛
- اطلاع‌رسانی اهمیت مدیریت مؤثر دانش و تأمین الزامات سامانه مدیرت دانش؛
- مدیرت فرایند تغییرات در راستای پذیرش و کاربرد سامانه مدیریت دانش و پرورش فرهنگ ارزش‌ها، حمایت‌ها و توانمندسازی مدیریت دانش؛
- اطمینان از اینکه سامانه مدیریت دانش به نتایج موردنظر رسیده است؛
- هدایت و حمایت افراد در جهت مشارکت در اثربخشی سامانه مدیریت دانش؛
- ترغیب بهبود مستمر سامانه مدیریت دانش؛
- حمایت دیگر موقعیت‌های مدیریتی مرتبط برای نمایش رهبری در حوزه مسئولیت مربوط
۵-۲- سیاست
مدیریت ارشد بایست سیاست دانشی مستقر کند که:
الف) مناسب باهدف سازمان هست؛
ب) چارچوب و راهنمایی برای تنظیم، بازنگری و دستیابی اهداف دانشی فراهم آورد؛
ج) تعهد به رعایت الزامات موردنیاز؛
د) تنظیم انتظارات به کلیه کارکنان نسبت به استفاده از سامانه مدیریت دانش و پرورش فرهنگ ارزش‌گذاری دانش؛
ه) تعهد به بهبود مستمر سامانه مدیریت دانش؛
و) تعادل بخشی میان اشتراک‌گذاری دانش و حفاظت دانش؛
ز) مراجعه به استاندارد حاضر.
سیاست مدیریت دانش بایست:
- به شکل اطلاعات مستند قابل‌دسترس باشد.
- درون سازمان موضوع گفتگو باشد.
- در صورت صلاحدید در دسترس گروه‌های ذینفع باشد.
۵-۳- نقش‌های سازمانی، مسئولیت‌ها و اختیارات۵
مدیریت ارشد بایست در چارچوب سامانه مدیریت دانش از تفویض مسئولیت‌ها و اختیارات نقش‌های مرتبط اطمینان یابد و درون سازمان رایزنی نماید.
مدیریت ارشد بایست مسئولیت‌ها و اختیارات را برای موارد زیر تفویض نماید:
الف) اطمینان از اینکه سامانه مدیریت دانش الزامات این استاندارد بین‌المللی را تأمین می‌کند؛
ب) اطمینان از تشویق افراد و کاربرد مؤثر سامانه مدیریت دانش در درون سازمان؛
ج) گزارش دهی عملکرد سامانه مدیریت دانش به مدیریت ارزش.
۶- برنامه‌ریزی
۶-۱- اقدامات برای جهت‌دهی ریسک‌ها و فرصت‌ها
هنگام برنامه‌ریزی سامانه مدیریت دانش، سازمان بایست موارد موضوع‌بند ۴-۱ و الزامات موضوع‌بند ۴-۲ را رعایت نماید و ریسک‌های و فرصت‌هایی که نیازمند جهت‌دهی هستند را مشخص سازد:
- اطمینان داده شود که سامانه مدیریت دانش توانایی دستیابی به خروجی‌های موردنظر را دارد؛
- پیشگیری یا کاهش آثار نامطلوب؛
- تأمین بهبود مستمر
سازمان بایست برنامه‌ریزی نماید:
الف) اقدام در راستای جهت‌دهی ریسک‌ها و فرصت‌ها
ب) چگونه:
- ادغام و اتصال اقدامات به فرایندهای سامانه مدیرت دانش؛
- ارزیابی اثربخشی اقدامات انجام‌یافته.
۶-۲- اهداف دانش و برنامه‌ریزی به‌منظور دستیابی به آن‌ها
سازمان بایست اهداف دانش را در عملکردها و سطوح مرتبط مستقر نماید. اهداف مدیریت بایست:
الف) در خدمت نیازهای کسب‌وکار و هم‌راستا با اهداف کسب‌وکار باشد
ب) باسیاست و استراتژی دانش سازگار باشد؛
ج) در صورت امکان قابل‌اندازه‌گیری باشد؛
د) الزامات قابل‌اجرا لحاظ شود؛
ه) قابلیت نظارت داشته باشد؛
و) قابلیت رایزنی داشته باشد؛
ز) در صورت لزوم بروز رسانی شود.
سازمان در قالب اهداف دانشی بایست اطلاعات مستند را حفظ نماید. هنگام برنامه‌ریزی به‌منظور نحوه دسترسی به اهداف دانشی، سازمان بایست موارد زیر را مشخص نماید:
- چه چیز انجام خواهد گرفت؛
- چه منابعی موردنیاز خواهد بود؛
- چه کسی مسئول خواهد بود؛
- چه زمانی به اتمام خواهد رسید؛ نتایج چگونه ارزیابی خواهد شد.
۷- حمایت
۷-۱- منابع
سازمان بایست منابع از قبیل منابع مالی، کارکنان، فناوری، تعهد مدیریتی برای استقرار، اجرا، نگهداری، سنجش، گزارش‌گیری و بهبود مستمر سامانه مدیریت دانش را مشخص و تأمین نماید.
۷-۲- صلاحیت
سازمان بایست:
- تعیین صلاحیت لازم افراد زیرمجموعه تحت کنترل که عملکرد دانش را تحت تأثیر قرار می‌دهد؛
- در صورت امکان، برای سه گروه از کارگران دانشی فهرست صلاحیت تهیه شود:
-نیروی‌های درگیر با سامانه مدیریت دانش که از آن به‌عنوان بخش تکمیلی فعالیت و کار استفاده می‌کنند؛ -برای نقش‌های پاسخگوی سامانه مدیریت دانش. نقش‌های پاسخگو بایست دربرگیرنده موقعیت‌ها یا
نقش‌هایی از قبیل قهرمانان مدیریت دانش، جامعه رهبران عملی یا صاحبان محتوی باشد؛
- برای افراد پاسخگو درزمینهٔ طراحی، تحویل و بهبود مستمر سامانه مدیریت دانش و تغییرات فرهنگی حمایت‌کننده مرتبط.
- اطمینان از اینکه این افراد از آموزش، بازآموزی یا تجربه مناسب برخوردار می‌باشند؛
- در صورت امکان اقداماتی جهت کسب صلاحیت لازم انجام گیرد و اثربخشی اقدامات انجام‌یافته ارزیابی شود؛
- حفظ اطلاعات مستند مناسب به‌عنوان شواهد صلاحیت.
۷-۳- آگاهی
افرادی که تحت کنترل سازمان هستند بایست از موارد زیر آگاه باشند:
- سیاست دانشی؛
- نقش آن‌ها در اثربخشی سامانه مدیرت دانش، شامل منافع عملکرد دانشی بهبودیافته؛
- پیامدهای عدم انطباق با الزامات سامانه مدیریت دانش.
۷-۴- ارتباط
سازمان بایست ارتباطات درونی و بیرونی مرتبط با سامانه مدیرت دانش را تعیین نماید، شامل:
- بر روی چه چیزی ارتباط برقرار می‌شود؛
- کی ارتباط برقرار می‌شود؛
- با چه کسی ارتباط برقرار می‌شود؛
- چطور ارتباط برقرار می‌شود.
ارتباطات در خدمت همه مراحل خواهد بود شامل: ساخت سامانه مدیرت دانش (KMS)؛ مدیریت جاسازی (شکل‌دهی) آن و پرورش، اشتراک‌گذاری و استفاده.
۷-۵- اطلاعات مستند ۷-۵-۱- مستند موردنیاز
سامانه مدیرت دانش سازمان بایست شامل:
الف) اطلاعات مستند موردنیاز استاندارد حاضر؛
ب) اطلاعات مستند تعیین‌شده توسط سازمان که برای اثربخشی سامانه مدیریت دانش ضروری است.
۷-۵-۲- ایجاد و به‌روزرسانی
سازمان بایست هنگام ایجاد و به‌روزرسانی اطلاعات مستند از اعمال مناسب شرایط زیر مطمئن شود:
- مشخصات و شرح از قبیل عنوان، تاریخ، مسئول یا شماره ارجاع.
- فرمت از قبیل زبان، نسخه نرم‌افزار، گراف‌ها و رسانه از قبیل کاغذ،پست الکترونیکی
- بازنگری و تائید تناسب و کفایت.
۷-۵-۳- کنترل اطلاعات مستند
اطلاعات موردنیاز توسط سامانه مدیریت دانش و این استاندارد بین‌المللی بایست جهت اطمینان از موارد زیر کنترل شوند:
- توزیع، دسترسی، بازیابی و استفاده؛
- ذخیره و حفاظت شامل حفظ خوانایی؛
- کنترل تغییرات از قبیل کنترل نسخه
- حفظ و نگهداری.
اطلاعات مستند با منشأ بیرونی که توسط سازمان تعیین‌شده باید برای برنامه‌ریزی و اجرای سامانه مدیریت دانش در صورت لزوم شناسایی و کنترل شوند.
۸- اجرا
۸-۱- برنامه‌ریزی اجرایی و کنترل
سازمان بایست برنامه‌ریزی، اجرا و فرآیندهای موردنیاز برای تأمین الزامات را کنترل نماید و اقدامات تعیین‌شده دربند ۶-۱ به طریق زیر اجرا کند:
- استقرا معیارهایی برای فرآیندها؛
- اجرای کنترل فرآیندها منطبق با معیارها؛
- نگهداری اطلاعات مستند درزمینهٔ لازم برای داشتن اطمینان از اینکه فرآیندها طبق برنامه پیش می‌روند.
سازمان بایست تغییرات پیش‌بینی‌شده را کنترل کرده و نتایج تغییرات غیرعمدی بازنگری نماید تا در مقابل آثار نامطلوب در صورت لزوم اقدام نماید.
سازمان بایست اطمینان یابد که فرآیندها باریشه خارجی کنترل می‌شوند.
۹- ارزیابی عملکرد
۹-۱- نظارت، سنجش، تحلیل و ارزیابی
سازمان بایست تعیین کند:
- چه چیزهایی نیاز به نظارت و اندازه‌گیری دارند. این بایست شامل اندازه‌گیری تطابق با الزامات این استاندارد و شواهد ارزش‌افزوده به ذینفعان مربوطه هست؛
- روش‌های نظارت، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی درصورتی‌که قابلیت کاربرد داشته باشند، برای تضمین اعتبار نتایج؛
- چه زمانی نظارت و اندازه‌گیری بایست اجرا شود؛
- چه زمانی نتایج ناشی از نظارت و اندازه‌گیری بایست تحلیل و ارزیابی شوند.
سازمان بایست اطلاعات مستند مناسب را به‌عنوان شواهدی بر نتایج حظ نماید. سازمان بایست عملکرد دانش و اثربخشی سامانه مدیریت دانش را ارزیابی نماید.
۹-۲- ممیز داخلی
سازمان بایست برای تهیه اطلاعات چگونگی سامانه مدیریت دانش به فواصل زمانی برنامه‌ریزی‌شده، ممیزی داخلی انجام دهد:
الف) تطابق با:
- الزامات خود سازمان برای سامانه مدیریت دانش؛
- الزامات این استاندار؛
ب) اینکه به‌طور مؤثر اجرا و نگهداری می‌شود.
سازمان بایست:
ج) برنامه‌های ممیزی شامل تناوب، روش‌ها، مسئول‌ها، الزامات برنامه‌ریزی و گزارش‌گیری را برنامه‌ریزی، استقرار، اجرا و نگهداری نموده و بایست اهمیت فرآیندهای مرتبط و نتایج ممیزی‌های پیشین را لحاظ نماید؛
د) شاخص ممیزی و حوزه هر ممیز را تعریف نماید؛
ه) مأمورین نظارت بر ممیزها را انتخاب و همراه با ممیزها از هدفمندی و بی‌غرضی۴ فرایند ممیزی مطمئن گردد؛
و) از انتقال نتایج گزارش‌های ممیزها به مدیریت مربوط اطمینان یابد؛
ز) اطلاعات مستند به‌عنوان شاهد اجرای برنامه ممیزی و نتایج ممیزی حفظ گردند.
مأمورین نظارت باید در چارچوب سامانه‌های مدیریت دانش آموزش ببیند و می‌توانند از درون سازمان یا خرج باشند.
۹-۳- بازنگری مدیریتی
مدیریت ارشد بایست سامانه مدیریت دانش سازمان را در بازه‌های برنامه‌ریزی‌شده بازنگری نماید تا از تداوم تناسب، کفایت و اثربخشی آن اطمینان یابد.
بازنگری مدیریتی بایست شامل ملاحظات زیر باشد:
الف) بیان اقدامات بازنگری‌های مدیریتی پیشین؛
ب) تغییر در کردارهای داخلی و خارجی که با سامانه مدیریت دانش در ارتباط هستند؛
ج) اطلاعات عملکرد دانش شامل روندهای:
- عدم انطباق‌ها و اقدامات اصلاحی؛
- نظارت و نتایج اندازه‌گیری شده؛
- نتایج ممیزی؛
د) فرصت‌هایی برای بهبود مستمر
خروجی‌های بازنگری مدیریتی بایست شامل تصمیماتت مرتبط با فرصت‌های بهبود مستمر و هرگونه نیاز به تغییرات در سامانه مدیریت دانش باشد.
سازمان بایست اطلاعات مستند را به‌عنوان شاهدی نتایج بازنگری مدیریتی حفظ نماید.
۱۰- بهبود
۱۰-۱- عدم انطباق و اقدام اصلاحی
هنگام رخداد یک عدم انطباق سازمان بایست:
الف) به عدم انطباق واکنش نشان دهد و در صورت امکان:
ب) اقدامی به‌منظور کنترل و اصلاح آن بگیرد و از آن یاد بگیرد؛
مواجهه با پی آمدها؛
ارزیابی نیاز برای اقدام به‌منظور حذف ریشه‌های عدم انطباق تا مجدد یا مکان دیگر اتفاق نیفتد، توسط:
- بازنگری عدم انطباق؛
- تعیین ریشه‌های عدم تطابق؛
- تعیین عدم انطباق‌های مشابه در صورت وجود یا بالقوه می‌توانند رخ دهند؛
- تشخیص هرگونه فرصتی که از عدم تطابق ایجاد می‌شود؛
ج) اجرای هرگونه اقدامی که نیاز هست؛
د) بازنگری اثربخشی هر اقدام اصلاحی اعمال‌شده؛
ه) اعمال تغییر در سامانه مدیریت دانش در صورت نیاز.
اقدامات اصلاحی بایست متناسب با آثار عدم انطباق‌های رخ‌داده باشند.
سازمان بایست اطلاعات مستند را به‌عنوان شاهدی بر موارد زیر حفظ نماید:
- ماهیت عدم انطباق و هرگونه اقدام انجام‌یافته متعاقب؛
- نتایج هرگونه اقدام اصلاحی.
۱۰-۲- بهبود مستمر
سازمان پیوسته باید تناسب، کفایت و اثربخشی سامانه مدیریت دانش را بهبود بخشد.
سازمان بایست فرآیندهای موردنیاز برای اطمینان از بهبود مستمر از دو جنبه زیر را برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل نماید:
- منافع ناشی از اجرای راه‌حل‌های مدیریت دانش؛
- راه‌حل‌های اضافی جدید برای نیازهای موجود و درحال‌توسعه سازمان.
0 نظر