یکی از مهم‌ترین موضوعات در مدیریت دانش، تعیین و تشریح تفاوت‌های بین داده، اطلاعات و دانش است. در این مطلب، به تشریح تفاوت‌های بین داده، اطلاعات و دانش خواهیم پرداخت.
پیش از آنکه به بررسی مدیریت دانش پرداخته شود، لازم است تا تفاوت‌های بین داده، اطلاعات و دانش مشخص شود. به‌زعم صاحب‌نظران تفاوت‌های بین داده، اطلاعات و دانش به‌اختصار به شرح زیرند:
1. داده: داده‌ها که اولین سطح مدیریت دانش را تشکیل می‌دهند، عبارت‌اند از ارقام، اعداد، نمودارها و نظایر این‌ها که به‌خودی‌خود تولید معنی نمی‌کنند. درواقع می‌توان گفت که داده‌ها، رشته واقعیت‌های عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند. سازمان‌های نوین معمولا، داده‌ها را در یک سیستم فناوری ذخیره می‌کنند. این داده‌ها توسط واحدهایی نظیر واحد مالی، حسابداری و بازاریابی به سیستم تزریق می‌شوند. بنابراین همه سازمان‌ها به انواع داده‌ها احتیاج دارند. نگهداری سوابق و بایگانی، نقطه کانونی فرهنگ داده به شمار می‌رود و مدیریت مؤثر داده‌ها در موفقیت آنها نقش بسزایی دارد. بعضی از سازمان‌ها به‌اشتباه فکر می‌کنند داده‌های بیشتر نسبت به داده‌های کمتر از حالت مطلوب‌تری برخوردارند و با استفاده از آنها می‌توانند تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند. این وضعیت به دو دلیل نادرست است: اول اینکه داده‌های زیاد، کار تشخیص داده‌های لازم و درک آنها را دشوار می‌کند. دیگر آنکه داده‌ها، فاقد معنی قابل‌استفاده‌اند؛ یعنی تنها بخشی از واقعیت را نشان داده و از هر نوع قضاوت، تفسیر و مبنای قابل‌اتکا برای اقدام مناسب، تهی هستند. ازاین‌رو داده‌ها را می‌توان مواد خام عناصر موردنیاز برای تصمیم‌گیری به شمار آورد؛ چراکه نمی‌توانند عمل لازم را تجویز کنند. داده‌ها نشانگر ربط، بی‌ربطی و اهمیت خود نیستند، اما به‌هرحال برای سازمان‌ها و مخصوص سازمان‌های بزرگ اهمیت زیادی دارند.
۲ .اطلاعات: دومین سطح مدیریت دانش را اطلاعات تشکیل می‌دهد. این سطح، داده‌های کمی خلاصه‌شده را در بر می‌گیرد که گروه‌بندی، ذخیره، پالایش و سازماندهی شده‌اند تا بتوانند معنی‌دار شوند. این سطح از داده‌ها نیز بیانگر دانش نیستند. آنها نشانگر آغاز مدیریت اطلاعات هستند، اطلاعاتی که مدیر می‌تواند به کارگیرد تا کاری بیش از پردازش مراوده فردی انجام دهد. اطلاعات‌غالبا تشکیل اعداد و ارقام، کلمات و گزاره‌های انباشته شده را به خود گرفته و معنایی را ارائه می‌کند که بزرگتر از آن چیزی است که از داده‌های خام مکشوف می‌گردد.
۳ .دانش: دانش را به سادگی نمی‌توان تعریف کرد و رابطه‌اش با اطلاعات بسیار پیچیده است. برخی معتقدند دانش پیوندی است که افراد بین اطلاعات و کاربردهای نیروی بالقوه آن می‌سازند، در ضمن دانش به عمل، نزدیک‌تر از اطلاعات و داده‌هاست. این تعریف از دانش با شایستگی همخوانی دارد. چون دانش معناهای ضمنی بسیار دارد بعضی اصطلاح شایستگی را ترجیح می‌دهند. شایستگی، ظرفیت عمل کردن به نحو اثربخش و کاراست. اما تعریف دانش نمی‌تواند با زیربنای عمل هوشمندانه محدود اندیشمندان مختلف، از دیدگاه‌های متفاوتی دانش را تعریف کرده‌اند. برخی دانـش را بر مبنای کارکرد آن تعریف کرده و برخی دیگر آن را با توجه به چگونگی شکل‌گیـری تعریف کرده‌اند. برخی دیگر با دیدگاه‌هـای دیگـر، دانـش را تعریـف کـرده‌انـد. Karl-Erik Sveiby، یکی از مشاوران عمده مدیریت دانش، این اندیشمندان را تقسیم‌بنـدی کـرده است:
- دانش‌پژوهانی هستند که Karl-Erik Sveiby آنها را جمعیت دانش-شی‌ء می‌نامد؛ این‌ها دانـش را برحسب نظریه اطلاعات تعریف مـی‌کننـد. ایـن گـروه بـر ایـن باورنـد کـه دانـش اطلاعات‌مدار است و از طریق مدیریت اطلاعات تولید می‌شود.
- گروه دوم که Karl-Erik Sveiby آنها را گروه دانش– فرایند می‌نامد، دانش را بر حسب فلسفه، روانشناسی و جامعه‌شناسی تعریف می‌کنند. این دو گروه با هم همپوشی ندارند. آنها به مفهوم دانش از نقاط شـروع متفـاوت نزدیـک مـی‌شـوند و اصـلاحات متفـاوتی را در
دو بخش متفاوت دانش
اولین گروه، یعنی گروه دانش- شی‌ء، که جهت‌گیـری داده/ اطلاعـات متخصـصان فناوری اطلاعات را منعکس می‌کنند، دانش را به راحتی به عنوان هدف اطلاعـاتی درک می‌کنند. ولی مدیران تجاری، ممکن است دانش را به عنوان فرایند مورد ملاحظـه قـرار دهند و آن را موجودیتی تلقی کنند که در کارکنان سازمان و فرایندهای تجـاری تجـسم یافته است. در ادامه چند تعریف از دانش، ارائه می‌شود:
- نوناکا دانش را مطابق با معرفت‌شناسی سنتی، "اعتقاد صـادق تأییـد شـده" بیان می‌کند. اگرچه مباحث سنتی بر"صادق بودن"، به‌عنـوان مشخـصه ضـروری دانـش تمرکز دارند، اما امروز توجه به دانش به‌عنوان یک "اعتقاد" شخصی مدنظر است و باید بر اهمیت "تأیید شدن" دانش تأکید شود.
- Ernst و Young، دانش را چنین تعریف کـرده اسـت: "آنچـه افـراد جهـت انجـام مشاغل خویش بدان نیاز دارند".
- دانش مخلوطی از تجربیات، ارزش‌ها، اطلاعات موجـود و نگـرش‌هـای کارشناسـی نظام‌یافته است که چارچوبی برای ارزشیابی و بهره‌گیری از تجربیات و اطلاعات جدیـد به دست می‌دهد.
- دانش، درک، آگاهی یا شناختی است که در خلال مطالعه، تحقیق، مشاهده یا تجربـه نسبت به جهان بیرونی در فرد ایجاد می‌شود.
- دانش در سازمان‌ها، نه‌تنها در مدارک و ذخـایر دانـش، بلکـه در رویـه‌هـای کـاری، فرایندهای سازمانی، اعمال و هنجارها مجـسم مـی‌شـود. ایـن تعریف از اول مشخص می‌کند که دانش، ساده و روشن نیست، مخلوطی از چند عامـل متفاوت است،سی الی است که در عین حال ساخت‌های معینی دارد و در نهایت اینکـه ابهامی و شهودی است و به همین علت به راحتـی نمـی‌تـوان آن را در قالـب کلمـات گنجاند و به صورت تعریفی منطقی عرضـه کـرد. دانـش در خـود مـردم وجـود دارد و بخشی از پیچیدگی ندانسته‌های انسانی است.
در نهایت دانش را می‌توان بر اساس چهار دیدگاه رایج در مورد دانش مطابق زیـر بیـان کرد:
- دانش، تنها از طریق تفکر عمیق و یا مشاهده جهان به دست می‌آید.
- اگر دیگران را در دانش خود سهیم کنیم، از دانش ما کاسته می‌شود.
- دانش را می‌توان مستقل از نحوه خلق آن یا کاربرد آن، بـه عنـوان یـک ماهیـت یـا محصول ارزیابی کرد.
- علم بالاترین شکل دانش است و انواع دیگر دانش از طریق علم است که بـه‌وجـود می‌آیند یا خلق می شوند.
روابط داده، اطلاعات و دانش
۱. روابط داده، اطلاعات و دانش از نظر باجاریا
روابط میان داده، اطلاعات و دانش، سلسله‌مراتبی و مطلق نیست. افراد و موقعیت‌ها تعیین‌کننده داده، اطلاعات و یا دانش بودن این عوامل هستند. صاحب‌نظرانی نظیر Davenport و prusak و Steve Hales و Karl Wiig متفق‌القول‌اند که سطح تکامل دانش از اطلاعات و داده‌ها بیشتر بوده و دربرگیرنده هردوی آن‌هاست. همچنین سطح تکامل اطلاعات از داده بیشتر بوده و دربرگیرنده آن نیز می‌باشد. وجود داده برای شکل‌گیری اطلاعات و وجود اطلاعات برای ایجاد دانش ضروری است.
روابط داده، اطلاعات و دانش
افرادی که در زمینه‌ای خاص، اطلاعاتی عمیق در اختیاردارند، از سطح دانش بیشتری نسبت به کسانی که در آن زمینه اطلاعات چندانی ندارند، برخوردارند. سازمان‌ها، هم به داده و هم به اطلاعات و هم به دانش نیازمندند. صاحب‌نظری به نام سوکنانان معتقد است که با وجود نیاز سازمان به داده، اطلاعات و دانش، دانش از جایگاهی والاتر برخوردار است؛ زیرا دانش نزدیک‌ترین لایه به تصمیم‌گیری است.
تعامل داده، اطلاعات، دانش و تصمیم
2. روابط داده، اطلاعات و دانش از نظر کلارک و رالو
کلارک و رالو در یک نمودار تفصیلی تر روابط داده، اطلاعات، دانش (آشکار و نهفته)، بینش و خرد را به نمایش گذاشته‌اند.
روابط داده، اطلاعات، دانش، بینش و خرد
نکته جالب توجه در این تصویر، ذکر فرایندهایی است که هر کدام از عوامل یاد شده را شکل می‌دهد و به گونه‌ای که پردازش داده‌ها باعث شکل‌گیری اطلاعات، تعبیر و تفسیر اطلاعات، موجب شکل‌گیری دانش آشکار و تفکر بر روی دانش آشکار، موجب شکل‌گیری دانش نهفته می‌شود. بعضی از صاحب‌نظران مثل Peter Senge، دانش را در دانش نهفته و دانش آشکار را در اطلاعات خلاصه می‌کنند. بینش و خرد در این تصویر اشاره به ایجاد ظرفیت و قابلیتی می‌کنند که بر اساس آن استفاده مداوم و سریع از دانش امکان‌پذیر می‌شود. باید توجه نمود که روابط بین داده، اطلاعات و دانش، مطلق نبوده و سلسله مراتبی نیست. به عنوان مثال نت‌های موسیقی برای کسی که به موسیقی آشنا نیست‌صرفا مجموعه‌ای از داده‌هاست که هیچ معنی و مفهومی نداشته، اما برای کسانی که به موسیقی آشنا هستند بیانگر معانی خاصی می باشند. لذا تبدیل به اطلاعات می‌شوند و نهایتا اینکه این اطلاعات برای کسی که آنها را تدوین نموده است، بیانتگر دانش خواهد بود. زیرا مهارت و تجربه او را می‌رساند. البته صاحب نظران دیگری نیز به هرم سلسله‌مراتب دانش پرداخته‌اند. یکی از این هرم‌های سلسله‌مراتبی شامل داده‌های است که در آن داده‌های مراوده‌ای خام و ضمنی در سطح پایین و فرزانگی، در رأس آن است.
هرم سلسله‌مراتب دانش
داده‌های مراوده‌ای در پایگاه داده‌ها و سایر انبارهای داده‌ها ذخیره می‌شوند و به طرق مختلفی به‌کار می‌روند. داده‌های ضمنی را به جز در ذهن افراد، نمی‌توان در جایی ذخیره کرد. همه بر این باورند که داده‌های این سطح، دانش نیستند و حتی اطلاعات هم تلقی نمیشوند. در حقیقت این داده‌ها،اصلا اطلاعات زیادی را ارائه نمی‌کنند، زیرا فقط بخشی از مراوده و تعامل را تحت پوشش قرار می دهند. در بهترین حالت این داده‌ها تکه‌های کوچک یک معما هستند. مرتبه بعدی داده‌های عملیاتی هستند. داده‌های عملیاتی، منعکس‌کنندۀ تعاملات و مبادلات کامل و واحد منسجمی هستند که تحت عنوان جزء ناچیز به آنها اشاره می‌شود. این جزء نیز در پایگاه های داده‌ها، ذخیره و مدیریت می شوند. هر عنصر، فقط جزء کوچکی از داده تلقی می شود و نحوه ارتباط آن با سایر داده‌ها در این مرحله مشخص نیست و نمی‌توان آنها را به‌عنوان اطلاعات معنی‌دار در نظر گرفت .در سطح‌اطلاعات مدیریت، تغییـرات عمـده‌ای صـورت مـی‌گیـرد. ایـن سـطح، داده‌هایکم ی و خلاصه‌شده‌ای را در بر می‌گیرد کـه گـروه بنـدی، ذخیـره، پـالایش و سازماندهی شده است. این داده‌ها هم دانش را نشان نمـی‌دهنـد، ولـی تـا حـدی آغـاز مدیریت اطلاعات به شمار می‌روند، اطلاعاتی که مدیر می‌تواند به کار گیـرد تـا کـاری بیش از پردازش مراوده فردی انجام دهد. مدیران، می‌توانند اطلاعات را بررسی کننـد و شروع به اتخاذ تصمیم کنند و اقداماتی را بر اساس اطلاعاتی که از این داده‌ها به‌دسـت آورده‌اند، به انجام برسانند .در ادامه حرکت به سوی بالا در سلسله‌مراتب دانش، اطلاعات کاملأ خلاصه‌شده‌ای که بسیاری آن را هوش سازمانی مـی‌نامنـد، در سـطحی بـالاتر از داده هـای خلاصه‌شده (اطلاعات مدیریت) قرار دارد. هوش سازمانی، نتیجه پردازش کامل داده ها و اطلاعـات است، یعنی داده‌ها و اطلاعات به طور وسیع سـازماندهی، پـالایش، گـزینش و تحلیـل می‌شوند. خلاصه‌سازی هر چه بیشتر (انباشت) اطلاعات اولیه، به تولید هوش سـازمانی منجر می شود. دانش سازمانی را در این حالت، می‌توان بینش‌های حاصل از اطلاعات و داده‌هایی تعریف کرد که می‌تواند به روش‌هـای مختلـف و در شـرایط گونـاگون مـؤثر باشد. دانش کوتاه، اصل مطلب است. سازمان‌ها اطلاعات را در مقادیری وسیع مـصرف می‌کنند و دانش، مصرف مقادیر کوچک به بهترین وجه است. یکی از خصوصیات عمدۀ مترتب بر دانش، انتزاع است که برخی از اندیشمندان مدیریت دانش، آن را «سرکوب جزئیات» می‌نامند. دانش، به حداقل رساندن جمع‌آوری و خواندن اطلاعات است، نه افزایش دسترسی به اطلاعات. دانش کارآمد کمک می‌کند تا اطلاعات و داده‌های ناخواسته حذف شوند. دانش‌نوعا پیچیده است و هدف دانش کشف علت و چگونگی موقعیت‌ها است. دانش، صورت اقلام واقعیت‌ها یا انباشت داده‌ها و یا توصیف محصولات نیست و بیشتر وابسته به درک این واقعیت است که جستجوکنندۀ دانش، به چه چیزهایی نیاز دارد یا چه چیزهایی را می‌خواهد بداند. دانش، همچنین به منظور ارتباطات کارآمد و کارا ساخته و پرداخته می‌شود. در نهایت در رأس هرم دانش، فرزانگی قرار دارد. برای نظریه‌پردازانی کـه هـرم دانش را تا این نقطه دنبال می کنند، فرزانگی به عنوان انتزاعی ترین و بی‌زمان‌ترین دانش مطرح است. برای برخی از نظریه‌پردازان، فرزانگی، دانشی است که جذب شده و کاملأ به صورت ضمنی در آمده است، به‌طوری که خود راتقریبـا در هـر عمـل و تـصمیمی متجلی می‌سازد.
عوامل تفکیک‌کنندۀ اطلاعات و دانش
چنآن‌که از مطالب مذکور استنباط می‌شود، ارائـه تعریفـی روشـن از تفـاوت بـین اطلاعات و دانش مشکل است، زیرا هر دوی آنها فراگیرند و معمولا بـه‌جـای یکـدیگر بکار می‌روند. علاوه بر این، اغلب برداشت‌هایی متفاوت درباره این کـه آیـا یـک تکـه خاص از اطلاعات ثبت شده‌عملا دانش تلقی می‌شود یا نه وجود دارد. دانش ثبت شده یقینا حاوی اطلاعات زیادی است. اگرچه خـط دقیـق بـین دانـش و اطلاعـات روشـن نیست، لیکن چندین ویژگی وجود دارد که این دو را از هـم جـدا مـی‌کنـد.
خصوصیات داده، اطلاعات و دانش
1. سطح ظرافت. اطلاعات، نوعا به موفقیت‌ها، شرایط، فرایندها و یا هـدف‌هـای خـاص اشاره دارد. در این صورت در برگیرنده سطحی از ظرافت و دقت است که آن را بـرای کار مورد نظر مناسب می‌کند. ورای موقعیت یا کار خاص، اطلاعات تـا زمـانی کـه بـه دانش تبدیل نشود، کم ارزش خواهد بود. برای مثال، اطلاعات در خـصوص محـصول "الف" چیزهای زیادی در خصوص محصول "ب" آشکار نمی‌کند (ولی دانـش،کـاملا انتزاعی است و به گونه‌ای طراحی شده که بتواند ظرافت خاص را از بین ببرد).
2. زمینه. اطلاعات در برگیرنده داده‌ها در زمینه اسـت. زمینـه ممکـن اسـت محـصول، مشتری، یا فرایند کسب و کار باشد و شکل اولیه داده‌ها را تـا سـطح اطلاعـات ارتقـاء می‌دهد. زمینه، اطلاعات را برای مدیران برای تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی مفید می‌کنـد. مدیر نتایج معناداری را در خصوص معاملات با بررسی و بازبینی داده‌ها استخراج مـی‌کند.
3. دامنه. به طور کلی اطلاعات محـدود بـه زمینـه‌ای اسـت کـه در آن ایجـاد مـی‌شـود. اطلاعات فروش به مدیران در خصوص فروش مطالبی ارائـه مـی‌دهـد. دانـش در ایـن زمینه، فراتر دعمل می‌کند و ر موقعیت‌های گوناگون کاربرد دارد. برای نمونه اطلاعـات در خصوص مشتری باید بیشتر در معرض تغییر و تحول قرار گیرد تا بتوانـد روابـط را کشف کند و آن را به دانشی که بیش از زمینه بلافصل اطلاعات مـشتری اسـت تبـدیل کند. (مثلا چه کسی؟ چه چیزی را در چه زمانی خرید؟). علاوه بر این، دامنه عملـی کـه سازمان با اطلاعات اتخاذ می‌کند، به‌طور کلـی محـدود بـه زمینـه اطلاعـات مـی‌شـود. مدیران، در عین‌حال، دانش را در سطح و طیف وسیع‌تری از موقعیت‌هـا بـه کـار مـی‌گیرند.
4. به‌هنگام بودن. اطلاعات بر زمان مبتنی است و بنابراین، به‌طور مداوم در حـال تغییـر است. به‌مجرد اینکه داده جدید اخذ شود، اطلاعات جدید می‌تواند و باید تولیـد شـود. اطلاعات فروش ماه مارس به احتمال زیاد با اطلاعات فروش آوریل تفاوت دارد؛ زیـرا داده‌های شالوده‌ای آنها تغییر پیدا کرده است. دانش، در عوض، حساسیت زمانی کمتری دارد. دانشی که از اطلاعات دیروز و امروز به‌دست آمده، می‌تواند برای درک اطلاعات فردا به کار رود.
0 نظر