مدل سازی فرآیندهای کسب و کار به یک اولویت بالا برای مدیران و تحلیل‌گران تجاری تبدیل شده است، زیرا در سازمان‌ها تاکید زیادی برای مستند سازی، درک و بهبود فرآیندهای کسب و کار وجود دارد. فرایندهای به خوبی مستند شده و کارآمد برای عملکرد صحیح یک تیم ضروری است و به تمرکز کارکنان بر روی یک هدف مشترک کمک می‌کنند.
مدلسازی چه مزایایی برای سازمان دارد؟
مدل سـازی فرآیند کسـب و کار، مزایای مهمی را برای شرکت‌ها و سازمان‌ها دارد. پنج مورد از مهمترین مزایای مدلسازی عبارت است:
1. هماهنگ کردن عملیات با استراتژی کسب و کار
- پیوند استراتژی سازمانی را با فرآیندهای کسب و کار به خوبی تعریف کنید
- هماهنگ کردن اجرای کسب و کار و فعالیت عملیاتی با استراتژی
- توانایی تغییر سـریع و ارتباط سریع فرآیندهای به منظور استفاده از فرصتهای تجاری و یا حل چالش‌‌ها
2. بهبود ارتباطات فرایند
- مدل سازی فرایند ارائه یک زبان و روش متداول مشترک برای ارتباط پروسه‌‌ها و اطلاعات در مورد فرآیندها و قوانین تصمیم گیری است.
- برای آموزش افراد جدید و انتقال دانش سریع ایده آل است.
- تجربه و دانش تیم را به فرآیندهای مستند تبدیل می‌کند.
- به مدیران کسب و کار کمک می‌کند تا ایده‌های خود را سریع و واضح بیان کنند.
٣. کنترل و انسجام را افزایش دهید
- پشتیبانی از سایر سیستمهای مدیریت و کیفتی مانند Six Sigma، ISO 9000
- استثنائات را سریعتر و به نحوی بهتر انجام دهید.
- فرموله کردن فرآیندهای موجود که ممکن اسـت به خوبی مسـتند نشـده باشند و یا در طول زمان به "دانش غیر رسمی" تکامل یافته باشند.
- افراد را شارژ نگه می‌دارد.
٤. بهبود کارایی عملیات
- بهره‌وری از منابع موجود و کارکنان را افزایش می‌دهد.
- ریسک را کاهش می‌دهد و تبادل ایده‌های بهبود روند را افزایش می‌دهد.
- کمک می‌کند تا نقاط مورد نیاز بهبود یافته و زمان فرایند را کاهش دهد.
- تجزیه و تحلیل فرآیند امکان استفاده بهتر از منابع را فراهم می‌آورد.
٥. به دست آوردن مزیت رقابتی
تمام مزایا ذکر شــده در بالا منجر به یک مزیت رقابتی قابل توجه برای یک ســازمان می‌شــود که زمان و توانایی‌اش را برای مستند کردن، شبیه سازی و بهبود فرآیندهای کسب و کار خود سرمایه گذاری کرده است. توجه شود در مدلسازی معمولا دو اشتباه رخ می‌دهد که باید به شدت از آنها پرهیز نمود. این دو اشتباه عبارتند از:
١. مدلسازی همه فرآیندها
٢. بهبود قبل از اجرا و پایش
نقشه فرایند و زنجیره ارزش سازمان چیست؟
منابع در اختیار بشـر محدود میباشد و رقابت جهانی برای تصرف سهم بیشتر بازار از سوی شرکت‌ها شدت گرفته است، داشتن یک اسـتراتژی رقابتی موثر برای یک شـرکت بسـیار ضـروریسـت. تعدد بنگاه‌ها و شـیوه‌های نوین تولید، اسـتفاده از منابع را بیشتر و سـریعتر کرده اسـت. رقابت بین شرکت‌ها برای دسـتیابی به منابع بیشتر، بیش از پیش بالا گرفته است. از طرفی شرکت‌ها بدنبال راهی برای ایجاد مزیت رقابتی از طریق کاهش هزینه‌‌های تولید و کسب سود (ارزش افزوده) بیشــتر در فرایند تولیدشــان هستند.
زنجیره ارزش مجموعهای از عملیات‌هایی اسـت که در یک صـنعت به صورت زنجیرگونه انجام می‌پذیرد تا به خلق ارزش منجر شود. محصولات از میان حلقه‌‌های این زنجیره عبور می‌کنند و در هر حلقه، ارزشی به محصول نهایی افزوده می‌گردد.
این مجموعه‌ها با ارتباط با یکدیگر برای ایجاد محصولات و خدمات فعالیت می‌کنند. این ارزش تنها ارزش اقتصادی و مالی نیست که به صـورت پول محاسبه شود بلکه می‌تواند در شکل ارزش‌های غیرفیزیکی نیز ظاهر شود. نگاه به کسب و کار با استفاده از ابزار زنجیره ارزش به شـکل‌گیری نگاه یکپارچه در شرکت کمک می‌کند. این رویکرد جامع امکان برخورد دقیق‌تر با بخش‌های مختلف شرکت را فراهم کرده و با استفاده از آن می‌توان منابع را در جهت مزیت‌های کسب و کار مورد توجه و ارزیابی قرار داد. مطابق این مدل حوزه‌های کاری یک بنگاه به گروه حوزه‌های کاری فرایندهای اصـلی و فرایندهای مدیریتی و فرایندهای پشتیبانی تقسیم می‌شوند.
فرایندهای اصلی
این فرآیندها، هسـته مرکزی و فرآیندهای ارزش سازند که ضمن ایجاد ارزش افزوده، سهم عمده‌ای در موفقیت سازمان دارند. مشـتریان خارجی ابتدا و انتهای فرایندهایی هسـتند که به صورت محوری در شرکت اجرا می‌شوند. نمونه‌های آن عبارتست از: طراحی و تکوین، فروش، تولید و ساخت، مونتاژ، بارگیری، خدمات پس از فروش، نصب تجهیزات، ارائه خدمت.
فرایندهای مدیریتی
فرآیندهایی هستند که وظیفه هدایت و رهبری نیروی انسانی را در دستیابی به اهداف سازمانی و کل فرایندها را دنبال می‌کنند و تشکل دهنده پایگاه اطلاعاتی برای کنترل و تصمیم‌گیری مدیریتی و سنجش میزان اثربخشی سیستم میباشد.
این طبقه از فرایندها به مأموریت و چشـم‌‌انداز سازمان بستگی دارند و نقش هدایت، حمایت و نظارت بر سایر فرایندها را دارند.
نمونه‌های آن عبارتست از: برنامه‌‌ریزی نیروی انسـانی، برنامه‌‌ریزی استراتژیک و فرایند بودجه‌‌ریزی، ســازماندهی امور ممیزی و حســابداری مدیریت، اختصاص منابع طراحی سازمان
فرایندهای پشتیبان
این فرآیندها به صورت مستقیم ارزش ساز نیستند، اما برای پشتیبانی فرآیندهای اصلی مورد نیاز هستند. منجر به ایجاد داده و اطلاعات یا قانونمندســازی روش اجرایی می‌شــوند.
نمونه‌های آن عبارتست از: امور مالی، حســـابداری، مدیریت تأمین کنندگان، مدیریت تکنولوژی، تعمیر و نگهداری، کالیبراسیون
سطوح فرایندی چه هستند؟
یک سلسله مراتب فرآیند توسط سطوح و اطلاعاتی که در این سطوح ارائه شده، تعریف شده است. مدل زیر سطوح سلسله مراتب فرایند را نشان می‌دهد. مدل فرایند شامل سه سطح اصلی است:
کلان فرایند (ناحیه/ حوزه/ طبقه فرایندی):
بخشــی از عملیات شــرکت اســت که در بالاترین ســطح قرار می‌گیرد و در بزرگترین حالت ممکن ارتباط به عملیات‌ها مختلف شــرکت را نشــان می‌دهد. هر کلان فرایند از دو یا چند گروه فرایند تشکیل شده است.
گروه فراینـد:
مجموعهای از فرایندهایی که متعلق به یک حوزه مســـئولیت‌‌پذیری با وظایف و فعالیت‌های مشابه به دلایل عملی یا دلایل دیگر است. هر گروه فرایند از دو یا چند فرایند تشکیل شده است.
فرایند:
فرایند کسب و کار سطحی است که گام‌هایی از کسب و کار را به واحد متصل می‌کند که معنادار و جامع باشد به این معنی که مراحل یا عملکردهای موجود برای انجام یک کار مرتبط با مأموریت کسب و کار، ضروری باشد. در واقع یک فرآیند کسب و کار توسط مراحلی تعریف میشود که یک ورودی را به یک خروجی غنی تبدیل می‌کند.
ترسیم نقشه فرایند چه کمکی به مدیران ارشد سازمان می‌کند؟
پس از طبقه‌بندی فرایندها، می‌توان اقدام به ترسـیم نقشه فرایندی به عنوان یک تصویر بزرگ و جامع از سازمان نمود تا بتوان چونگی گردش کار در سـطح کلان و چگونگی کسـب درآمد شـرکت را نمایش داد. بنابراین مدیران ارشد با یک تصویر متقابل کارکردی از سـازمان خود و روابط ارائه دهنده و مشـتری در داخل و بیرون سـازمان و تامین کنندگان خارجی و مشتریان آن را مشاهده خواهند کرد.
نقشه فرایندی همه افراد درگیر در فرایند (مدیران، پیمانکاران و حتی پرسنل خط مقدم) و اینکه چه اتفاقی رخ می‌دهد، ورودی‌ها، خروجی‌‌ها، مراحل و زمان فرایند و اطلاعات و نمودارهای مربوط به نواحی کســب و کار را بصــری می‌کند. جنبه بصــری نقشـه فرایندی بسـیار کلیدی اسـت: اگر تصـاویر ارزش یک هزار کلمه داشته باشند، یک نقشه فرآیندی که به خوبی اجرا شده اسـت در تصـمیم گیری می‌تواند میلیون‌ها تومان (یا بیشـتر) ارزش داشته باشد. اما مزایای نقشه فرایندی فراتر از آن است که بتوان آن را ساده تر و آسان تر درک کرد. هفت مزیت کلیدی نقشه فرایند عبارت است از:
1. مشـارکت و روحیه تیم.
هنگامی که همه افراد را در بهبود روند و نقشه فرایند درگیر می‌کنید، هر فرد از تیم توانایی این را دارد تا تغییرات مثبت را در سازمان شما به انجام برساند.
2. مشــکلات مبهم دقیق!
هنگامی که فرایند از نقطه A آغاز می‌شــود و در نقطه Z به پایان می‌رسد، همیشه نمی‌توان تعیین کرد کجای فرآیند، زمان یا هزینه بیش از حد استفاده شده است. این همان جایی اسـت که نقشـه فرآیند اسـتفاده می‌شـود: هر کس دقیقا مشـخص می‌کند که چگونه فرایند اتفاق می‌افتد، نه اینکه چطور اتفاق می‌افتد یا چگونه بر روی کاغذ اتفاق می‌افتد. در این با نقشه فرایندی اختلاف بین ایده و واقعیت پیش آمده شناسایی میشود.
3. دیدن تصویر بزرگ (Big Picture) سازمان.
این یکی از ویژگی‌‌های متداول نقشه فرایندی است. زمانی که همه چیز را به صورت بصری نشان داده میشود، برای شما و کارکنان، شرایط درک بهتر ایجاد میشود.
4. مطابقت و ممیزی.
کار در هر سـازمان با الزامات تطبیق و الزامات ممیزی یک فرآیند بسـیار پیچیده است. خوشبختانه، نقشه فرایندی به این موضوع کمک می‌کند. هنگام اجرای رویه‌های انطباق جدید یا آماده شـدن برای ممیزی، تیم خود را برای یک جلسـه نقشـه فرایندی جدید بسیج کنید. طبق معمول، با فرآیند فعلی شـروع کنید و آن را به طور کامل نقشه دهید. ممکن است چیزی که از زمان آخرین نقشــه تغییر کرده اســت، دقیقا مشــخص شــود. در واقع نقشــه فرایند از طریق ایجاد اسـتفاده از طبقـه‌بندی‌های فرایند جهت انطباق و ممیزی کمک می‌کند تا مطابقت و ممیزی با سادگی بیشتری انجام شود.
5. اصلاح مراجل غیر ضروری.
نقشه فرآیند هر جز فرآیند را لایه‌‌بندی می‌کند و روند را تحت یک میکروسـکوپ برای بازرسـی قرار می‌دهد. درست مانند نگاهی به آینه، نشان می‌دهد که چه حوزه‌هایی نیاز به اصـلاح دارند. هنگامی که نقشـه فرآیند آماده میشود، مراحلی که ارزش افزوده ندارد را بررسـی کنید. کشـف تکرارهای غیر ضروری و سپس تعیین ترتیب مورد نیاز روند از جمله اقدامات دیگری است که در تهیه نقشه فرایند باید به آن توجه کرد.
6. آموزش کارکنان جدید.
زمان شناسایی و آشنایی با فرآیند برای کارکنان معمولا زمانبر است. کارکنان جدید، خود را به ســرعت با نقشــه دقیق فرایند تطبیق می‌دهند. از نظر بصـری هم درک بسیار ساده‌تری را برای کارکنان ایجاد می‌کند.
7. گردش بهترین روش‌ها.
یـک نقشه فرایند تمام اقدامات مختلف (بازاریابی، تولید، ...) را برجسـته می‌کند، به شما این امکان را می‌دهد که ناکارآمدی را از بین ببرید و موثرترین را مورد استفاده قرار دهید.
استانداردهای مدلسازی
در دنیا زبان‌های مختلفی مدلسازی تا به حال مورد استفاده قرار گرفته‌اند. در این بخش ابتدا با برخی از این زبان‌ها آشنا می‌شوید و سپس پرکابردترین زبان مدلسازی در دنیا و ایران شرح داده میشود.
١. فلوچارت:
فلوچارت یک نمودار عمومی و بسـیار سـاده جهت تعیین فعالیت‌ها، تصمیم‌گیری و سایر اجزای اصلی فرآیندهای سازمان میباشد.
٢. خطوط شناوری:
نماد خطوط شــناوری برای اولین بار در کتاب راملر و براچ معرفی گردید. خطوط شــناوری یک نماد افزوده شــده به نمودار گردش فرآیند میباشد که بیان می‌کند واحد سازمانی در حال انجام چه فعالیتی است.
این امر از طریق ترسـیم خطوط عمودی یا افقی تحت عنوان خطوط شـناوری میسـر می‌شـود که در واحد سازمانی انجام دهنده، نقش شخص انجام دهنده عملیات و نیز در برخی موارد واحد سازمانی خارجی عملیات مشخص می‌گردد.
٣. EPC (Event driven Process Chain):
یک نمودار EPC یک نمایش تصویری از رخداد و عملیات مربوط به فرآیندهای سازمان است.
این نمودار بر پایه چارچوب IARIS ایجاد گردیده اسـت. نقطه قوت این نمودار سـاده سـازی نمودار و درک راحت است. این امر سـبب شـده است که نمودار فرآیند جریان به عنوان یک نمودار جامع پذیرفته شده و از طریق بسیاری از مراجع معتبر به منظور مدلسازی فرآیندهای سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
استاندارد EPC از اهمیت خاصی برخوردار میباشد مخصوصا برای سازمان‌هایی که قصد خرید ERP از شرکت SAP را دارند.
4. IDEF (Integrated Definition Methods)
شامل مجموعهای از روش‌های ساخت یافته به منظور تحلیل و مدلسازی فرآیندهای سازمانی و تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمهای نرم افزاری است.این نرم افزار توسط وزارت دفاع ایالت متحده آمریکا پشتیبانی میشود. استاندارد IDEF خود از ١٧ نمودار تشـکیل شـده اسـت. این اسـتاندارد یک متدولوژی مدلسـازی فانکشنال است که بیشتر جهت تشریح عملیات تولیدی کاربرد دارد.
بخشـی از این متدولوژی در موضـوع سـیسـتم‌‌های اطلاعاتی به منظور تعیین وظیفه، زیر سـیستم، فرآیند و زیرفرآیندها کاربرد دارد.
٥. نمودار فرآیندی
نمودار فرآیندی بیانگر رخداد یا محرک، مجموعه فعالیت‌ها و نتیجه انجام فرآیند میباشد. مانند فرآیند خرید که در پاسخ به رخداد در خواست کالا انجام میشود و به نتیجه تحویل کالا به در خواست کننده منجر میشود. از این نمودار بیشتر در پروژه‌های معماری سازمانی استفاده میشود.
٦. استاندارد BPMN 2.0
مستند سازی مدل فرآیندهای کسب و کار یک استاندارد نسبتا جدید برای مدیریت فرایندهای کسب و کار است.
این استاندارد بر پایه یک کنسرسیوم مشترک بین فروشندگان ابزار BPM تعامل آنها با گروه مدیریت اشیا (که استانداردهای سیستمهای اطلاعاتی را تهیه می‌کند) تشکیل شده است.
این ابزار قابلیت مدلسـازی کلیه مفروضـات فرآیندهای کسـب و کار به صورت ساده، قوی و بر اساس نماد‌های استاندارد دارا است.
BPMN ابزار اصـلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسـب و کار (BPM) می‌باشـد. مزیت اصـلی استفاده از تکنولوژی BPM، وجود زبان اسـتانداردی به نام BPMN میباشد. ویژگی اصلی BPMN، قابلیت تبدیل آن به زبان‌هایی است که قابل درک توسط سیستمهای نرم‌افزاری میباشد. اولین نسخه BPMN در ١٣ نوامبر سال ٢٠٠٢ توسط موسسه BPMI در اختیار عموم قرار گرفت و نسخه دوم آن در دست تدوین است. BmjN، نموداری تحت عنوان Bma فراهم نموده که به منظور استفاده افراد فراگیر در طراحی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار طرح ریزی شده است.
عملا Bma شــبکه ای از اشــیاء گرفیکی اســت که فعالیت‌ها، کنترل‌های جریان و چگونگی ترتیب اجرای فعالیت‌ها را نمایش می‌دهد.
0 نظر