معرفی نرم‌افزارهای مدیریت دانش

نرم‌افزار مدیریت دانش ابزاری است که به کمک آن همه اطلاعات سازمان به‌صورت یکپارچه و با کمترین اختلال در یک پایگاه دانش متمرکز قرار می‌گیرد.

نرم‌افزار مدیریت دانش ابزاری است که به کمک آن همه اطلاعات سازمان به‌صورت یکپارچه و با کمترین اختلال در یک پایگاه دانش متمرکز قرار می‌گیرد. نرم افزار مدیریت دانش تمام اسناد، منابع دانشی کارکنان و انواع محتوا را در محیطی امن حفظ می‌کند و با اشتراک‌گذاری به هنگام این دانش باعث افزایش بهره‌وری و تصمیم گیری صحیح در سازمان می‌شود.

+ کارکردهای اصلی سامانه مدیریت دانش چیست؟

• ایجاد بانک دانش سازمانی (فرآیندی و پروژه محور) با قابلیت جستجو؛
• تکمیل نقشه دانش و خبرگان سازمانی؛
• تقویت ارتباطات سازمانی اثربخش مبتنی بر دانش؛
• مدیریت دانش آشکار و ضمنی بر بستر زنجیره شکل‌گیری دانش؛
• یکپارچه‌سازی منابع دانش سازمانی؛
• استفاده حداکثری از دانش‌ها در بازه عمر آن؛
• پایش مؤثر حوزه‌های دانش کلیدی؛
• گزارش‌گیری پویا از تغییرات شاخص‌های عملکردی مدیریت دانش.

+ بهترین نرم‌افزارهای مدیریت دانش

شما باید تمام دانشی که سازمان‌تان در اختیار دارد را به شکل موثرتری مدیریت کنید. استفاده از نرم افزار مدیریت دانش می‌تواند جمع آوری، ذخیره سازی، نگهداری و قابلیت استفاده از اطلاعات را بهبود بخشد. برای این منظور می‌توانید از بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش که ادامه معرفی می کنیم، بهره مند شوید:

۱- نرم افزار Document۳۶۰

نرم افزار Document۳۶۰ به شما این امکان را می‌دهد که پایگاه‌های دانش قدرتمندی برای کارکنان و مشتریان خود ایجاد کنید. همچنین این برنامه برای ایجاد اسناد فنی، راهنمای محصول، راهنمای کاربر، SOPها (ضوابط، قوانین و دستورالعمل‌ها) و پرسش‌های متداول بسیار پرکاربرد است. این نرم افزار یک ابزار همه کاره و پاسخگو است. شما می‌توانید با هر دستگاهی اعم از کامپیوتر و گوشی هوشمند از نرم افزار Document۳۶۰ استفاده کنید. این برنامه به شما کمک می‌کند در زمان مناسب به اطلاعات صحیح دسترسی پیدا کنید. یک ویژگی خوب نرم افزار Document۳۶۰ این است که مدیریت کل پایگاه دانش را تسهیل می‌کند. مدیریت راحت این نرم افزار از طریق یک داشبورد کاربردی با کاربری ساده ارائه می‌شود.

۲- نرم افزار Guru

نرم افزار Guru یک سیستم مدیریت دانش است که به شما امکان می‌دهد پایگاه‌های دانش قوی و متمرکز داشته باشید. دیگر نیازی است هر یک از کارکنان در سیستم خود اقدام به ذخیره اطلاعات کنند، بلکه همه به نرم افزار مدیریت دانش دسترسی دارند و اطلاعات را در آن ذخیره می‌کنند. این نرم افزار امکان ذخیره، بازیابی و به اشتراک گذاری تمام داده‌ها از منابع مختلف را در یک پلتفرم واحد و بصری فراهم می‌کند. همچنین می‌توانید پایگاه دانش را از اینترانت، ویکی داخلی سازمان یا برنامه‌های مبتنی بر وب خود همگام‌ سازی کنید. نرم افزار Guru ویژگی جستجوی قدرتمندی دارد که به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات مورد نیازتان را به راحتی و در چند ثانیه پیدا کنید.

۳- نرم افزار Zoho Desk

نرم افزار Zoho Desk یک پلتفرم مدیریت دانش با داشبورد کاربری بصری است که به طور خاص برای تیم فروش توسعه داده شده است. این نرم افزار به شما امکان می‌دهد برای هر کسب و کاری که پشتیبانی می‌کنید یک پایگاه داده مخصوص ایجاد کنید تا تیم فروش شما بتواند با ادغام CRM با مشتریان در ارتباط باشد. نرم افزار Zoho Desk به بهبود مشتری مداری، افزایش رضایت و بالا بردن بهره وری در سازمان کمک می‌کند. ویژگی سفارشی سازی نرم افزار به شما این امکان را می‌دهد که ظاهر و سبک طراحی نرم افزار را مطابق با میل خود تغییر دهید. این نرم افزار شما را قادر می‌سازد تا عملکردهای سازمانی خود در هر نقطه از تماس با مشتری را بهینه کرده و بهبود بخشید.

۴- نرم افزار Documize Community

نرم افزار Documize Community یک سیستم ایده آل برای اسناد سازمانی است. این برنامه به بهبود گردش کار، نحوه ایجاد اسناد، دسترسی به آنها و اشتراک گذاری اسناد کمک می‌کند. شما می‌توانید امکانات هیبریدی یا مبتنی بر ابر را انتخاب کنید تا از آنها برای ذخیره سازی و به اشتراک گذاری اطلاعات درونی سازمانی خود بهره ببرید. برای هر پایگاه دانش می‌توانید یک قالب به خصوص را انتخاب کنید تا از دیگر پایگاه‌ها متمایز باشد. این نرم افزار همچنین اجازه درخواست، تایید یا انتشار تغییرات در پیش نویس را می‌دهد. شما می‌توانید حداکثر پنج کاربر را به نرم افزار اضافه کنید تا به مدیریت دانش کمک کنند.

۵- نرم افزار Zendesk

نرم افزار Zendesk یک برنامه جامع خدمات مشتری است که ویژگی‌های پیشرفته مدیریت دانش را ارائه می‌دهد. این برنامه می‌تواند خدمات پشتیبانی مشتری را با ایجاد یک پایگاه دانش هوشمند ساده کند. این امر به تیم شما اجازه می‌دهد تا به سوالات مشتری به صورت سریع و کارآمد پاسخ دهد. نرم افزار Zendesk به مشتریان شما اجازه خواهد داد تا خدمات پشتیبانی فوری را در کمترین زمان دریافت کنند. ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی به نیازهای مشتری از طریق ربات‌ها در زمانی که عوامل انسانی (تیم فروش و پشتیبانی) مشغول هستند پاسخ می‌دهند. این پلتفرم همچنین به شما اجازه می‌دهد تا کل اطلاعات مربوط به مشتری را در سیستمی واحد ثبت کنید. مدیران تیم می‌توانند از این داده‌ها برای رفع تنگناها و بهبود کارایی تیم فروش استفاده کنند.

۶- نرم افزار Confluence

نرم افزار Confluence به شما امکان می‌دهد اسناد سازمانی را به شکلی مرتب ایجاد و ویرایش کنید تا پایگاه‌های دانش قوی برای تیم‌های سازمانی خود بسازید. شما می‌توانید برچسب‌های مربوط به کلیدواژه را برای مستند سازی بهتر اسناد سازماندهی کنید. ویژگی جستجوی پیشرفته به شما امکان می‌دهد تا به سرعت اطلاعات مورد نظر خود را از طریق برچسب‌ها و کلمات کلیدی پیدا کنید. نرم افزار Confluence امکان دسترسی به بیش از ۷۵ الگو و قالب را برای ایجاد اسناد فراهم می‌کند. قالب‌ها همچنین کاملاً قابل تنظیم هستند و می‌توانند بسته به نیاز شما سفارشی شوند. این سیستم در درجه اول یک نرم افزار مبتنی بر وب است اما برای اندروید و iOS اپلیکیشن مخصوص نیز دارد.

۷- نرم افزار Bitrix۲۴

نرم افزار Bitrix۲۴ یک نرم افزار مدیریت دانش قوی است که به ذخیره و بازیابی اطلاعات به شکلی سریع و کارآمد کمک می‌کند. پایگاه دانش شما در این نرم افزار امکان ذخیره و دسترسی به کل داده‌ها و اسناد را فراهم می‌کند. این پایگاه دانش فقط برای کارکنانی که در گروه کاری یا پروژه دخیل هستند، امکان دسترسی می‌دهد. نرم افزار Bitrix۲۴ با امکانات کامل در دو نسخه (پولی و رایگان) موجود است. این برنامه ابزارهای بیشتری را برای تسهیل به اشتراک گذاری یکپارچه اطلاعات فراهم می‌کند. همچنین امکان ادغام با برنامه Mind Map برای سازمان شما فراهم شده است.

۸- نرم افزار Mybase

نرم افزار Mybase یک سیستم پایگاه داده قوی برای مدیریت اطلاعات ارائه می‌دهد. این نرم افزار مدیریت دانش به شما امکان می‌دهد که داده‌ها را در هر شکل یا فرمتی جمع آوری و ذخیره کنید. داده‌ها در این سستم در قالب درختی نگهداری می‌شوند تا کاربر بتواند ارتباط بین داده‌ها را به راحتی درک کند. همچنین قالی درختی می‌تواند دسترسی به اطلاعات صحیح در زمان مناسب را سریع‌تر و ساده‌تر کند. نرم افزار Mybase اجازه می‌دهد تا تمام داده‌های خود را در یک مکان برای دسترسی و اشتراک گذاری ذخیره کنید. همچنین استفاده از این نرم افزار آسان است و نیازی به مهارت بالا ندارد. برای افزایش امنیت اسناد خود و جلوگیری از هک این نرم افزار قابلیت های مانند تایید دو مرحله‌ای را ارائه می‌دهد و امکان قرار دادن پسورد روی فایل‌های مهم را خواهد داد.

۹- نرم افزار Zoho Wiki

نرم افزار Zoho Wiki یک نرم افزار مدیریت دانش کاربردی است. این برنامه به کسب و کارهای کوچک و تیم‌های کاری اجازه می‌دهد تا پایگاه‌های دانش قوی رابه شکل ویکی پدیا ایجاد کنند. این نرم افزار به گونه‌ای طراحی شده است که تمام نیازهای شما را برآورده می‌کند. شما می‌توانید یک مخزن دانش متمرکز راه ‌اندازی کنید که در آن تیم‌های مختلف بتوانند ایده‌های خود را مستند کرده و محتوای خود را مدیریت کنند. برای ایجاد و دسترسی سریع محتوا، ویرایشگر Zoho Wiki از ابزارهایی مانند ویجت‌ها بهره می‌برد. به طور کلی، این یک نرم افزار ایده آل برای تیم‌های کاری (فروش، بازاریابی، محتوا و غیره) متخصصان منابع انسانی و مدیران ارشد است.

۱۰- نرم افزار Scribe

نرم افزار Scribe یک ابزار قدرتمند برای مدیریت دانش و مستندسازی فرآیندهای سازمانی است. این سیستم به شما امکان می‌دهد به راحتی اسناد درون و برون سازمانی را برای هر پروژه ایجاد کنید. این اسناد شامل آموزش کارکنان، ارتباط با مشتری یا هر فعالیت دیگری باشند. یکی از ویژگی‌های مهم Scribe توانایی آن در به اشتراک گذاری اسناد با هر فردی در هر مکان است. بنابراین اسناد را می‌توان از طریق شبکه‌های اجتماعی، ایمیل و سایر پلتفرم‌ها به افراد مختلف ارسال کرد. این نرم افزار همچنین اجازه می‌دهد تا سند را در قالب PDF صادر کنید. درنهایت، نرم افزار Scribe به بهبود ارتباطات، همکاری و کارایی تیمی کمک شایانی می‌کند.

۱۱- نرم افزار SiYuan

SiYuan ابزاری جدید، رایگان و کاربردی به عنوان دستیار مدیریت دانش شخصی است که با استفاده از آن، کاربر می‌تواند هرگونه ایده، افکار و… را در قالب نوشتار، نمودار و انواع دیگر داده‌ها در محیط این برنامه ثبت، مدیریت و نگهداری کند. در صورتی که شما هم به یک ابزار حرفه‌ای برای مدیریت، ثبت و نگهداری ایده‌ها نیاز داشته باشید، انتخاب‌‌های مختلفی به عنوان یک دستیار کاربردی پیش روی‌تان خواهد بود. یکی از نرم افزارهایی که می‌توانید بدین منظور از آن استفاده کنید، ابزاری است که مجموعه‌ای از امکانات کاربردی در این زمینه را در خود دارد که در ادامه به جزئیات آن خواهیم پرداخت.

۱۲- سامانه یکپارچه مدیریت دانش سیکا

سامانه مدیریت دانش سیکا، کاربران را قادر به جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری و انتشار انواع محتواهای دانشی می‌سازد. امکان ثبت و نمایش انواع محتوای متن، تصویر، صوت و فیلم در قالب تارنما و برقراری ارتباط با پرتال فروشگاهی به منظور فروش محصولات دانشی از جمله مزیت‌های اصلی این سامانه است.